Mettre en place la gestion électronique des documents (GED), c’est opter pour la dématérialisation de l’intégralité des documents et des données au sein de son entreprise. Cette option est devenue indispensable pour les TPE, PME, grands groupes et collectivités qui souhaitent améliorer leur productivité tout en réduisant les coûts. Dans cet article, nous parlerons de l’intérêt de cet outil de gestion pour une entreprise.
Gagner du temps
La gestion électronique des documents est un outil qui offre un gain de temps considérable. En effet, le volume de documents à gérer dans une entreprise est généralement important. Les salariés perdent souvent assez de temps pour trouver les papiers dont ils ont besoin. La mise en place de la GED permet d’automatiser et de mieux organiser la gestion des données. Ainsi, vous aurez rapidement et aisément accès à n’importe quel document dont vous avez besoin. Cette méthode permet d’optimiser le temps de recherche et d’économiser de l’énergie que vos collaborateurs peuvent consacrer à d’autres tâches plus importantes. Cependant, pour réussir cette transition, vous devez choisir une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) capable de vous proposer une solution de gestion numérique qui convient à votre entreprise. Aussi, vous devez vous équiper d’outils informatiques performants, notamment des serveurs capables de stocker un volume considérable d’informations. Il est également essentiel de former vos collaborateurs à l’utilisation de ce système de gestion.
Améliorer la productivité
Un autre intérêt de la mise en place de la gestion électronique des documents au sein de votre entreprise est la croissance de votre productivité. Nous savons à quel point certaines tâches telles que la saisie des données, la classification des documents et la gestion des archives sont épuisantes. Grâce à la GED, vous pouvez automatiser toutes ces tâches manuelles qui non seulement prennent un temps fou, mais nécessitent aussi de l’énergie. Cet outil permet donc de réduire les erreurs qui peuvent être commises sous l’effet de la fatigue et d’augmenter l’efficacité des opérations.
Économiser de l’argent
L’investissement lié à l’achat des papiers, d’encre, d’imprimantes et à leur entretien dans les entreprises est énorme. La GED permet de réduire les coûts liés à ces différents éléments. En optant pour cet outil de gestion, vous n’aurez plus à acheter des papiers, de l’encre et d’imprimantes. Vous optimisez également les coûts liés au transport de ces documents. Choisir ce système de gestion, c’est opter aussi pour le développement durable au sein de votre entreprise, puisqu’il réduit votre empreinte carbone.
Centraliser les documents et sécuriser les données
La dématérialisation des documents protège de manière plus efficace vos données. Avec la gestion informatique, le risque de perte des informations stockées est très réduit. Vous avez même la possibilité de contrôler l’accès aux données. Selon le type de document, vous pouvez sélectionner les collaborateurs qui y auront accès. Cela permet de limiter les tentatives de fraudes. Cette solution de gestion est aussi un moyen de dégarnir l’espace, puisque vous éliminez totalement les documents papiers de vos bureaux. Ainsi, vos locaux seront aérés.
