L’événementiel vous passionne et vous voulez travailler dans ce secteur en tant que chef de projet ? Cet article vous fournit plusieurs informations utiles sur ce métier passionnant auquel aspire beaucoup de gens actuellement.
Description du métier de chef de projet événementiel
Le chef de projet événementiel orchestre l’organisation d’événement comme les séminaires, les inaugurations, les conventions, etc. Il commence par imaginer le projet pour ensuite le concrétiser suivant les exigences des clients. Au tout début, le client lui remet un cahier des charges bien défini, à lui de concevoir l’événement en se servant de son imagination et sa créativité. Chaque client recherche quelque chose d’unique, le chef de projet événementiel doit savoir satisfaire ses clients en proposant des idées toujours originales. Néanmoins, ce qu’il propose doit pouvoir s’adapter au budget du client.
En tant que chef de projet, ce professionnel dirige toute une équipe composée de plusieurs membres œuvrant pour la concrétisation et la réussite du projet. Mais en règle générale c’est lui qui décide de tous les points importants du projet : la salle, les différents prestataires ou fournisseurs, les matériels, la décoration, la sonorisation, etc. Il doit superviser le travail de tout le monde qui travaille sous ses ordres. Pendant l’événement, il doit toujours être présent et solutionner les éventuels problèmes ou imprévu.
En gros, Voici les missions principales d’un chef de projet événementiel :
• Animation des réunions prévues avec les clients pour identifier leurs besoins
• Mise en place du cahier des charges si le client ne le fait pas
• Orientation des clients vers les meilleurs outils et techniques pour réussir l’organisation d’un événement.
• Direction de la concrétisation du projet
• Définition du budget nécessaire pour la réalisation de l’événement
• Orchestrer toute la logistique
• Suivi et vérification du bon déroulement de l’événement, etc.
Parmi les compétences et qualités requises d’un chef de projet événementiel, on retrouve un grand sens d’organisation, un bon relationnel, esprit créatif et beaucoup d’imagination, beaucoup de rigueur et un esprit éveillé. Sa réactivité est aussi un grand atout, cela lui permet de trouver une solution à chaque fois qu’un problème se présente.
Quelles formations pour devenir chef de projet événementiel ?
Un chef de projet événementiel est un haut diplômé : il dispose d’un Bac+3 ou Bac +5 dans différents domaines notamment la communication, le marketing, le management, etc. le plus souvent, il accède au poste après plusieurs années d’expérience dans l’événementiel. Après tout, les recruteurs recherchent surtout des candidats expérimentés qui connaissent bien le secteur. De nos jours certaines universités proposent des diplômes permettant d’accéder plus vite à ce métier : il suffit d’obtenir le Bachelor après trois années de formation. Le mieux c’est de suivre un stage en entreprise après avoir obtenu le diplôme.
Combien gagne un chef de projet événementiel ? De nos jours, un chef de projet événementiel peut gagner entre 1600 et 2500 euros environ par mois. Il peut gagner plus car en général, il perçoit des primes après les événements. Après quelques années à occuper un tel poste, il peut prétendre à un métier plus important dont Responsable de communication ou directeur de la branche communication. Il peut aussi devenir organisateur de mariage ou wedding planner.
Monter sa propre agence événementielle
Certains chefs de projet réussissent mieux que d’autres, ces professionnels décident d’aller plus loin en montant leur propre agence dédiée à l’événementiel ou leur entreprise de communication. Deux options s’offrent à lui : se lancer en tant qu’auto-entrepreneur ou bien créer une entreprise avec ou sans associés. Avant de vous lancer dans l’événementiel avec le statut d’auto-entrepreneur, soyez certain de toutes les conditions et qualités requises pour exercer dans le domaine. Ensuite, procéder d’abord à une étude de marché. Trouvez un nom qui vous permettra de vous faire connaitre. N’oubliez pas de créer votre propre site Web, blog, comptes sociaux afin de marquer votre présence sur la toile : cela vous permet de constituer facilement une clientèle. Important : vous devez demander une autorisation administrative avant d’exercer.
Lorsque vous exercez cette catégorie de métier en tant qu’auto-entrepreneur, il vous faut créer un réseau pour faciliter votre travail. Ce réseau doit être constitué de tous les professionnels qui œuvrent dans l’univers de l’événementiel : fleuristes, photographes et vidéastes, artistes divers, décorateurs, coiffeurs et maquilleurs, pâtissiers, hôtesses d’accueil, serveurs, etc.
Pour monter une entreprise, les démarches à suivre dépendent du statut juridique choisi :
• SARL : adaptée si vous vous lancez en tant qu’associé unique
• EURL : adaptée si vous comptez investir avec un ou plusieurs associés
• SAS ou SASU : adaptée si vous voulez jouir d’un statut appelé « assimilé-salarié »
Voici différentes étapes indispensables qu’il faut absolument entreprendre pour monter votre agence dédiée à l’événementiel :
• Choisir un nom commercial
• Monter votre business plan
• Trouver un local pour en faire votre siège
• Souscrire une assurance
• Lancer l’entreprise grâce à un événement
• Cherchez des clients, etc.
Une autre option intéressante s’offre à vous : créer une entreprise événementielle en ligne : plus rapide et plus pratique. Aujourd’hui, plusieurs professionnels proposent des prestations visant à faciliter toutes les démarches nécessaires pour créer votre entreprise d’événementiel sur Internet.
L’internet et le chef de projet événementiel
L’événementiel et Internet sont devenus indissociables car le public cible est omniprésent sur Internet. Un Chef de projet événementiel doit savoir que la communication événementielle doit passer par une bonne communication digitale. De ce fait, il est tenu de maîtriser également cet environnement pour mener à bien un projet. Qui plus est, le digital a entièrement bouleversé l’événementiel. Voici quelques bonnes raisons qui devraient vous pousser à utiliser Internet dans l’événementiel :
• Il permet de construire une relation durable entre l’événement et le public cible (consommateurs d’une marque, clients, partenaires, etc.).
• L’animation est plus facile avec le digital grâce à de nouvelles techniques de plus en plus innovantes et des concepts extraordinaires.
• Les réseaux sociaux facilitent le contact avec le public, le ciblage est d’ailleurs particulièrement large, etc.
Internet facilitent vraiment les échanges et les publicités : en un temps record, un événement fait le tour du Web. Cette viralité du digital est pourtant possible à un prix absolument accessible. La promotion d’un événement doit aussi passer par Internet tout comme on fait avec les produits, les marques, les services, etc. C’est l’une des clés du succès d’un événement, c’est indiscutable.
Un chef de projet événementiel peut aussi utiliser Internet pour trouver tous les professionnels avec qui il doit travailler pour organiser un événement : les propriétaires de salle, la sonorisation, les décorateurs, les différents partenaires, les sponsors, les fournisseurs, etc. De nos jours, la majorité des professionnels disposent de leur propre site Internet afin de faciliter les échanges avec les clients. Ce qui facilite le travail du chef de projet événementiel.
Au sein de l’entreprise, des personnes dédiées peuvent prendre en charge la communication digitale. Le Chef de projet événementiel est donc appelé à collaborer étroitement avec cette équipe qui gère la communication de l’entreprise. Pour rappel, il est responsable du projet donc la prise de toutes les décisions importantes lui appartient.
