Si vous vous demandez comment conserver et sécuriser, tout en rendant accessibles certains documents RH de votre entreprise, il y a une option intéressante qui s’offre à vous : le coffre-fort numérique. Son fonctionnement est simple. Son utilisation vous permet d’être conforme aux réglementations en vigueur et ses avantages sont multiples. Ci-après les détails sur ces points.
Le fonctionnement d’un coffre-fort numérique RH
Avez-vous décidé de dématérialiser l’envoi des fiches de paie de vos collaborateurs ? Ne vous inquiétez pas, il n’est pas difficile d’utiliser un coffre-fort digital pour les RH. Voici comment fonctionne cet espace de stockage spécialement dédié à votre département des ressources humaines :
• En un clic, vous pouvez y déposer les bulletins de paie de vos collègues.
• Ces documents vont être distribués à chacun d’eux, selon leur matricule, dans leur propre coffre-fort numérique totalement sécurisé.
• Une notification ou un e-mail avec un lien indique à chacun l’arrivée de son bulletin de paie dans son espace de stockage virtuel.
• Chacun de vos collègues peut y accéder via son identifiant unique.
• D’autres documents, comme les contrats de travail, les évaluations de performance de chacun, etc., peuvent y être placés. Des options de recherche avancée permettent de les retrouver.
La mise en place d’un coffre-fort RH selon la loi
La loi oblige les entreprises à distribuer des fiches de paie à leurs salariés de manière sécurisée. Vous ne devez pas partager vos bulletins de paie via des e-mails ou un espace peu protégé pour éviter des sanctions pénales.
Vous pouvez vous servir de votre coffre-fort numérique pour les RH pour être conforme aux réglementations en vigueur et au RGPD. N’oubliez pas seulement de prévenir vos collaborateurs de cette dématérialisation de l’envoi de leurs bulletins de paie. S’ils s’opposent à ce nouveau mode de distribution, vous devez, pendant 3 mois suivant leur refus, leur remettre les documents en main propre.
Les avantages du coffre-fort digital pour les RH
Grâce à votre coffre-fort numérique RH, vous pouvez :
• Gagner du temps et de l’argent : votre département RH n’a plus à imprimer les fiches de paie de chaque collaborateur. Vous pouvez ainsi faire des économies sur l’impression des documents. Vos RH n’ont plus aussi à partager les bulletins de paie à chacun de vos employés, ce qui leur confère plus de temps pour se concentrer sur d’autres tâches.
• Protéger vos données sensibles : toutes vos informations financières et administratives ainsi que vos autres documents RH sont conservés en toute sécurité. Vous pouvez être tranquille. Vous n’allez pas les perdre, peu importent les circonstances : incendie, vols, etc. Le niveau de sécurité d’un coffre-fort digital pour les RH est aussi très élevé par rapport à un espace de stockage traditionnel, et ce, grâce à des chiffrements avancés. Seuls ceux qui sont autorisés peuvent y accéder.
• Valoriser votre marque employeur : le coffre-fort numérique est une solution écoresponsable dont vous et vos collègues pouvez bénéficier à vie. Vous diminuez votre impact environnemental grâce à cet outil innovant, car vous évitez le gaspillage de papier en n’imprimant que vos documents RH strictement nécessaires.
