Toutes les sociétés et entreprises commerciales se trouvant sur le territoire français doivent s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS. Il s’agit là d’une obligation imposée par la loi, aucune des entreprises concernées ne peut s’y soustraire. Maintenant, si vous êtes agriculteur, vous vous posez peut-être la question : « Devrais-je, moi aussi, me faire enregistrer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés ? ». En effet, si vous êtes concerné par cette inscription, vous devez obtenir un extrait Kbis. ?
Une immatriculation obligatoire pour quels agriculteurs ?
Si vous êtes un exploitant agricole à la tête d’une société, alors, oui, vous devez impérativement faire inscrire celle-ci au Registre du Commerce et des Sociétés. C’est un devoir légal qui vous est imposé. Une fois que vous aurez effectué cette démarche, vous obtiendrez un numéro d’immatriculation unique délivré par le RCS qui sert à l’identification de votre société.
À partir de là, vous pouvez demander un extrait Kbis qui vous sera d’ailleurs réclamé pour prouver que votre société est bien immatriculée au RCS. Voici les exploitations agricoles organisées en entreprise et concernées par l’immatriculation au RCS et par l’extrait Kbis : les Groupements Fonciers Agricoles ou GFA, les Groupements Agricoles d’Exploitation en Commun ou GAEC, les Groupements d’Intérêt Économique, les Sociétés Civiles d’Exploitation Agricole ou SCEA. Les exploitations suivantes sont également concernées : les Sociétés à Responsabilité Limitée ou SARL, les Sociétés Anonymes ou SA, les Exploitations Agricoles à Responsabilité Limitée ou EARL et les Sociétés en Nom Collectif ou SNC. À préciser tout de même qu’une entreprise individuelle n’est pas concernée par l’immatriculation au RCS ni par l’extrait Kbis. C’est aussi le cas des exploitations agricoles à la tête d’une Société En Participation ou SEP. Bien sûr, dans leurs activités, les agriculteurs dans ce type d’entreprise ont besoin d’attester leur légalité, mais ils n’ont pas accès à un extrait Kbis puisqu’ils ne sont pas immatriculés au RCS. Pour eux, c’est plutôt un avis de situation au répertoire SIREN auquel ils ont droit et qu’ils présentent à qui de droit.
Au cœur de l’extrait Kbis
Avant d’aller plus loin, il est important de commencer par définir ce qu’est véritablement un extrait Kbis. Qu’est-ce donc exactement ? Il s’agit d’un document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise, agricole ou autre. Certains qualifient l’extrait Kbis de carte d’identité d’une entreprise, d’autres en parlent comme de son état civil. Les deux qualifications sont exactes, car l’extrait Kbis détaille les informations relatives à une entreprise. Vous devez garder à l’esprit que les extraits Kbis font partie des documents publics. C’est-à-dire n’importe qui, que ce soit des professionnels ou des particuliers, des partenaires ou de parfaits inconnus, bref, monsieur Tout-le-Monde peut avoir accès à l’extrait Kbis de votre société. Une banque que vous avez contactée pour un prêt par exemple pourrait avoir besoin d’en savoir davantage à votre sujet et sur votre entreprise.
Pour cela, il lui suffit de demander l’extrait Kbis de celle-ci en ligne et il l’obtiendra. Mais d’autres personnes, que vous ne connaissez peut-être même pas, pourraient souhaiter avoir des renseignements sur votre entreprise et l’administration lui procurera l’extrait Kbis de votre entreprise. Ce pourrait être des étudiants qui font des recherches pour leurs exposés ou des professionnels qui récoltent des données concernant les entreprises agricoles en France. Certes, l’extrait Kbis contient des informations vous concernant personnellement puisque vos coordonnées privées y sont inscrites. Mais si vous êtes un agriculteur à la tête d’une société, vous devez vous faire immatriculer au RCS. L’extrait Kbis de votre société sera désormais à la disposition de qui le veut. C’est la loi qui prévoit que le Registre du Commerce et des Sociétés n’ait pas de caractère confidentiel et vous n’y pouvez rien.
Les informations inscrites sur le Kbis agricole
Les informations que vous y trouverez sont rigoureusement les mêmes que celles pour un extrait Kbis d’une société commerciale. En fait, il reprend la totalité de celles fournies au Registre du Commerce et des Sociétés. Voici donc quelques-unes des mentions inscrites sur un extrait Kbis agricole : premièrement, l’adresse du siège social de votre société, et deuxièmement, si vous en êtes le dirigeant, votre nom, vos prénoms et votre adresse personnelle, puis la date de l’immatriculation de votre société au RCS, ensuite le numéro d’immatriculation attribué à votre société et enfin, la dénomination de la personne morale ou la raison sociale et la description de l’activité principale de votre société. S’il y a lieu, sera également inscrite sur l’extrait Kbis de votre exploitation, une éventuelle ouverture d’une procédure collective.
En résumé, un extrait Kbis agricole reprend les informations au Registre du Commerce et des Sociétés, en l’occurrence des informations sur votre société d’exploitation et sur votre personne, en tant que chef de ladite société. Vous comprenez donc à quel point ce document est d’une importance primordiale pour votre société et que vous devez avoir un extrait Kbis sur vous pour plusieurs raisons. Parfois, vous en aurez besoin pour demander tel ou tel service, tel ou tel partenariat, et d’autres fois, on vous le réclamera comme pièce justificative. Quoi qu’il en soit, le développement et le devenir de votre société dépend en grande partie de cet extrait Kbis agricole.
Quelles situations exigent un extrait Kbis agricole ?
Si vous en êtes à vos débuts dans vos activités agricoles, vous commencez tout juste à prendre connaissance de toutes les démarches et procédures administratives que vous aurez à effectuer. En tout cas, si vous voulez que votre société se développe, vous en aurez à faire de ces démarches. Or, pour chacune d’elles, vous aurez systématiquement besoin de l’extrait Kbis de votre société. Le fait est que ce document apporte la preuve légale de l’existence de votre société et n’importe quel service administratif voudra voir cette preuve écrite chaque fois que vous y aurez recours. La valeur légale de l’extrait Kbis est donc incontestable, mais il n’y a pas que cet aspect légal qui lui donne son importance. Il est aussi indispensable pour vos relations professionnelles. Comment cela ? En fait, vous aurez certainement besoin d’ouvrir un compte en banque pour vos activités professionnelles. Pour cette ouverture, l’un des documents requis dans le dossier, c’est l’extrait Kbis. Celui-ci est l’un des éléments que les banques regardent en premier, pour s’assurer de votre existence légale. Vous devriez sans doute acheter des engins agricoles, du matériel pour votre exploitation, des semences en grande quantité, des produits d’alimentation animale. Là encore, les fournisseurs ne vous en accorderont qu’à condition de leur présenter, entre autres documents, un extrait Kbis à jour. Une autre situation pour laquelle vous devriez avoir un Kbis récent, c’est pour répondre à un appel d’offres public. Un certain nombre de documents sont demandés dans ce genre de cas, dont le fameux extrait Kbis.
La validité d’un extrait Kbis agricole
Juste pour information, un extrait Kbis agricole, au même titre que l’extrait Kbis pour les sociétés commerciales, n’a pas de limite quant à la durée de sa validité. En d’autres termes, un extrait Kbis est, quel qu’il soit, toujours valide. Mais cela n’est vrai que sur un plan purement théorique, car sur le plan pratique, vous devez absolument présenter un extrait Kbis agricole récent pour qu’il soit recevable. En fait, un extrait Kbis « périmé » n’a aucune valeur et réduit à néant une demande, un dossier. D’un accord tacite, il est entendu qu’un Kbis, agricole ou autre, de plus de 3 mois est caduque. Ce n’est écrit nulle part, aucun texte de loi ne le spécifie, mais c’est ainsi dans le monde des affaires et cela est aussi adopté par les administrations. Il est rare que vous trouviez un établissement qui accepterait un « vieil » extrait Kbis, pour ne pas dire que c’est impossible.
Mais y a-t-il des motifs valables qui nécessitent un extrait Kbis récent ? Le fait est qu’une société évolue, ses activités peuvent s’étendre, changer, elle peut changer de siège social, avoir un nouveau dirigeant. Parfois, le montant du capital social est modifié, et d’autres changements peuvent survenir tout au long de la vie d’une entreprise. Aussi, les informations dans un extrait Kbis de plus de 3 mois peuvent ne plus être d’actualité et induire quiconque en erreur. Tout cela pour dire que, non seulement, un extrait Kbis agricole doit être récent, mais on va préciser qu’il doit être à jour. Cela implique que, toutes les fois où vous apportez des changements au niveau des statuts de votre société, vous avez la responsabilité d’en informer le greffe du tribunal de commerce de votre localité afin qu’il les inscrive dans votre dossier. Signalez toute modification dans les meilleurs délais.
Les moyens pour obtenir un extrait Kbis agricole
Bien que ce soit au Registre du Commerce et des Sociétés que vous devez vous faire inscrire, ce n’est pas là que vous devez vous adresser pour obtenir un extrait Kbis agricole. En effet, cette tâche est dévolue au greffe du tribunal de commerce de la localité où votre société est basée. Donc, concrètement, de quelles manières vous y prendre pour obtenir un extrait Kbis agricole ? Sachez que, depuis 2019, les extraits Kbis, quels qu’ils soient, sont délivrés à titre gratuit et de façon illimitée pour tout chef d’exploitation agricole. Entre parenthèses, tous les chefs d’entreprise bénéficient du même privilège, c’est-à-dire accéder à un extrait Kbis quand bon leur semble. C’est une décision prise à l’unanimité par les greffiers des tribunaux sur tout le territoire français. Autrement dit, vous pourrez avoir un extrait Kbis autant de fois que vous le souhaitez, chaque fois que vous en aurez besoin. Il n’y a pas de nombre limité quant aux exemplaires d’extraits Kbis que vous pouvez demander. Pour cela, vous devrez effectuer votre demande en ligne et vous pouvez le faire à n’importe quel moment, de jour comme de nuit, en jour ouvrable comme le week-end. La procédure est la suivante : vous vous rendez sur www.portail-societe.fr, pour obtenir un extrait Kbis directement en ligne. C’est une procédure facile et qui vous permet de gagner du temps en évitant le déplacement.
De quelles manières recevrez-vous votre extrait Kbis agricole ?
Pour votre extrait Kbis agricole, vous le recevrez selon vos désirs. Si vous voulez que le greffe du tribunal de commerce vous l’envoie par voie électronique, mentionnez l’adresse mail où vous le réceptionnerez. Vous obtiendrez donc un extrait Kbis au format numérique. Mais si vous voulez l’avoir en version papier, demandez à ce qu’on le mette à votre disposition en téléchargement. Autrement dit, vous le recevrez sous format PDF et c’est à vous de l’imprimer. Autre possibilité : demander un envoi périodique d’un extrait Kbis. De quoi parle-t-on ? Dans le cadre de vos activités, vous savez que vous aurez besoin autant de services et de partenariats que possible, ce qui sous-entend un extrait Kbis pour chaque démarche. Alors, au lieu d’en faire une demande chaque fois que vous en avez besoin, pourquoi ne pas opter pour une demande périodique ? De cette manière, un extrait Kbis récent vous sera délivré systématiquement à la fréquence demandée. Cette option vous facilitera grandement vos tâches, car un extrait Kbis à jour vous sera envoyé par voie postale de façon régulière, durant la période que vous aurez décidée. Toutefois, retenez le fait que la durée d’un tel abonnement ne peut pas excéder 24 mois. Pour souscrire, rendez-vous sur le site infogreffe.fr, puis, activez votre identité numérique. Si vous n’en possédez pas encore, il faudra créer un compte et suivre les instructions données. Une fois que votre identification est réussie et validée, vous fournissez la dénomination de votre société d’exploitation agricole et le greffe du tribunal de commerce enregistrera votre demande d’extrait Kbis agricole.
Si vous vous demandez quel est le délai pour obtenir un extrait Kbis, la réponse est : entre 3 à 7 jours ouvrables pour le premier extrait Kbis, et ce, après la création et l’immatriculation de votre société agricole au RCS. Sinon, si vous en avez besoin urgemment, demandez un extrait Kbis provisoire qui vous sera délivré sous 48 h. Vous pourrez en obtenir un à condition que vous ayez un numéro Siren. Pour les autres extraits Kbis suivants, c’est également le même délai.
