Secrétariat téléphonique : pourquoi et comment l’externaliser ?


Opter pour un service de secrétariat téléphonique externalisé est une solution qui peut très bien s’adapter à tous types d’entreprise. Elle est en mesure d’offrir de multiples avantages permettant de développer une activité commerciale. Elle est particulièrement connue pour soigner la relation client et améliorer son chiffre d’affaires. Mais encore faut-il choisir le bon prestataire pour y arriver. Ainsi, pourquoi opter pour un secrétariat téléphonique externalisé et comment choisir le prestataire qui prendra en charge cette activité ?

Les bonnes raisons d’opter pour le secrétariat téléphonique externalisé

Bon nombre de sociétés se tournent actuellement vers un service de secrétariat téléphonique externalisé. Il s’agit d’une option bien accessible pour soigner la réception des appels des prospects et des clients. Dans la majorité des cas, cette opération est beaucoup plus avantageuse qu’embaucher un ou plusieurs secrétaires en interne.

Déjà, il s’agit d’une société dédiée au secrétariat téléphonique. Elle est constituée souvent de téléopérateurs bien formés ayant de solides expériences dans le domaine. Ils ont suivi des formations de secrétariat et connaissent les règles de la communication téléphonique. Ces derniers sont en mesure de réaliser les mêmes tâches que les secrétaires classiques, c’est-à-dire la réception des appels, la relance des clients et aussi la gestion d’agenda.

Ils ont en effet la capacité de répondre aux besoins en secrétariat téléphonique de toutes les sociétés, peu importe leurs tailles (TPE, PME, grandes structures). Selon les exigences des entreprises clientes, un prestataire peut mobiliser ses télésecrétaires pour tous types de tâches d’une manière régulière ou ponctuelle pour assurer les différentes situations d’urgence ou non. La flexibilité est aussi au rendez-vous avec l’externalisation du secrétariat téléphonique. D’ailleurs, de nombreuses formules sont au choix en fonction de son budget et ses objectifs.

Quelles sont les solutions de secrétariat téléphonique externalisé et quelles sont les missions à confier ?

Le secrétariat téléphonique d’une entreprise est une entité indispensable. Généralement, plusieurs solutions sont accessibles en ce qui concerne son externalisation.

Par exemple, les entreprises ont la possibilité de recourir au service d’un ou plusieurs télésecrétaires afin de s’occuper uniquement des surcharges de travail. Ces professionnels ont la capacité d’effectuer les mêmes missions qu’un collaborateur en interne pour prendre efficacement en charge la gestion du secrétariat téléphonique.

Par ailleurs, les grands groupes et les différentes organisations préfèrent souvent les plateformes téléphoniques dédiées. Ce type de société spécialiste de l’externalisation de la permanence téléphonique est en mesure de gérer un grand volume d’appels en même temps. Elle est souvent constituée d’une équipe de téléopérateurs pour traiter tous les appels que ce soient les appels entrants ou sortants.

Ces prestataires spécialisés sont capables d’assurer :

  • la gestion des demandes et des réclamations des appelants ;
  • la gestion du SAV ;
  • la téléprospection ;
  • l’information clientèle ;
  • les relances pour les factures en cours et les impayés ;

Dans la réalisation de ces missions, un prestataire de service en secrétariat téléphonique est tout à fait apte à mener une présentation professionnelle adaptée au nom de l’entreprise cliente. Elle garantit également un service client de qualité grâce au professionnalisme des télésecrétaires.

Quelles sont les méthodes à utiliser pour choisir le prestataire idéal ?

Le marché du secrétariat téléphonique externalisé regorge d’offres pour ce type de service. Depuis quelques années déjà, bon nombre de structures ont vu le jour. De ce fait, il peut s’avérer difficile de choisir le prestataire idéal. Cependant, il est important d’établir des stratégies particulières pour pouvoir faire le bon choix. Ainsi, plusieurs critères doivent être analysés afin de trouver une entreprise de secrétariat téléphonique fiable.

Avant même d’entamer les recherches, il est vivement conseillé de bien étudier les principaux besoins de son entreprise. Il est donc indispensable de connaître au préalable les tâches à confier. Il faut aussi savoir dès le début s’il s’agirait d’un service ponctuel ou un besoin régulier. Le choix doit également être adapté à son secteur d’activité, car il existe certaines spécificités et spécialisations comme les professionnels libéraux ou encore le secrétariat médical par exemple. Après cela, il est nécessaire de vérifier le budget à allouer pour ce service externalisé.

Ce sera après ces différentes étapes qu’il est possible de passer par la phase des recherches avec des critères pour filtrer les candidats dignes d’intérêt. Le mieux serait de consulter les sites internet des sociétés choisies parmi les plus intéressantes du marché.

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