La loi a rendu obligatoire la mise en conformité des entreprises au RGPD grâce à l’intervention d’un délégué à la protection des données à caractère personnel. Désigner un délégué pour la protection et la gestion des données est indispensable au sein d’une organisation. Ce professionnel doit exercer ses missions en se basant sur le respect du règlement général de la protection des données. À travers des mesures techniques et organisationnelles, une entreprise doit démontrer sa conformité RGPD face aux enjeux de la protection de données. D’où l’intérêt de désigner un DPO ou un responsable de la protection de données. Quel est l’intérêt d’un DPO ? Comment le choisir pour son entreprise ? Voici les conseils.
DPO : un délégué à la protection des données d’une entreprise
Les actions de mise en conformité au respect du règlement du traitement et de la protection de données représentent une tâche complexe. La collecte de données est pourtant indispensable pour la prise de décision et pour mener à bien toutes les actions marketing d’une société. D’où l’intérêt d’un DPO, qui est l’assistant d’un responsable du traitement des données. Il intervient le plus souvent en interne afin de résoudre les problèmes liés à la gestion de l’information ou afin de réaliser une démarche de mise en conformité du système d’information d’une entreprise. Pourtant, de plus en plus de DPO proposent un service d’externalisation pour gérer à distance la protection des données personnelles d’une structure, et ce, quelle que soit sa taille.
Des missions variées pour la protection des données
Avant de citer les différents critères pour choisir un « data protection officier » ou DPO, il est important de rappeler ses différentes missions :
- faire un état des lieux du système d’information et des bases de données ;
- assurer la mise en conformité au RGPD au sein de l’organisme et démontrer sa conformité grâce à un outil spécifique ;
- accompagner l’entreprise dans la mise en conformité relative à la protection des données.
Pour mettre en conformité des données confidentielles, il doit orienter le responsable du traitement des données d’une organisation vers le respect de certains engagements.
Informer, conseiller et former les acteurs concernés dans le traitement des données
Un DPO a le devoir d’informer, de conseiller et de former toutes les personnes concernées par les traitements de données personnelles. Elles doivent en effet respecter la politique de confidentialité avant de recenser les données. En d’autres termes, les données collectées doivent être en conformité avec le nouveau règlement pour protéger l’entreprise en cas de violation des données. Le DPO doit être en mesure d’apporter des solutions pour rehausser le niveau de protection des données. Il met alors en place des mesures de conformité de toutes les opérations de traitement d’information. Ses conseils représentent un véritable atout pour les entreprises traitant des données en tous genres.
Un interlocuteur privilégié pour la mise en conformité de la protection de la vie privée
La désignation d’un délégué à la protection des données est indispensable pour recenser les données en toute sécurité. Le transfert de données doit être effectué dans le respect de la loi informatique pour prévenir les violations de données. Le DPO constitue alors un excellent interlocuteur pour accompagner les entreprises dans l’application de toutes les démarches de la mise en conformité avec les réglementations relatives aux données collectées.
Cabinet conseil dpo : une obligation légale d’après le règlement européen
Le responsable du traitement de données au sein de l’entreprise a un droit d’accès à la base de données. D’ailleurs, tous les collaborateurs et salariés ont accès à ce dossier qui contient toutes les informations utiles au bon fonctionnement de l’organisme. Pour protéger les données sensibles et en particulier, lors d’une collecte d’informations, le chef d’entreprise doit désigner un DPO. Pour trouver un cabinet conseil dpo, voir le site.
Une désignation obligatoire d’un délégué
En vertu de la loi informatique et du règlement européen sur la sécurisation des données, il est obligatoire de désigner un DPO :
- pour mettre en protection des données sensibles des collectivités territoriales, de l’État, des établissements commerciaux, des établissements publics administratifs ou industriels ;
- pour assurer le suivi régulier des activités de base d’un sous-traitant ou des personnes concernées par les traitements ;
- pour mieux gérer et protéger les activités de traitement à grande échelle.
Ainsi, pour la sécurité des données, il est obligatoire de nommer un délégué interne ou externe.
La loi sur le recrutement d’un DPO interne ou externe
Le RGPD n’impose aucune obligation sur le profil du DPO. Le RGPD définit tout simplement la responsabilité de cet expert. Une entreprise peut alors désigner un membre de son personnel ou opter pour la sous-traitance en faisant appel au service d’un cabinet de conseil. Les cabinets de conseil proposent de nombreuses solutions adaptées aux contraintes des organisations. Même si cela représente un coût supplémentaire, cela améliorera la gestion de leurs données. En externalisant la fonction de DPO, une entreprise maîtrisera son budget. Un prestataire peut en effet fournir des conseils et des outils pour une valorisation de son patrimoine informationnel.
Trois précieux conseils pour choisir son DPO
Pour trouver l’expert qui l’accompagnera dans la mise en conformité de son entreprise, il existe des critères à considérer. L’objectif de chaque entreprise est de trouver une offre adaptée à ses besoins et à son budget. Il est important alors de vérifier ses références, ses offres ainsi que ses compétences dans le domaine de la protection des données de toutes les organisations, quelle que soit leur taille.
Évaluez les qualités professionnelles du cabinet de conseil
Un cabinet de conseil doit être un expert en protection de données. Face aux enjeux de ce type de protection et aux contraintes subies par l’entreprise, il doit être efficace. L’expert doit détenir des qualités professionnelles en démontrant ses compétences dans différents domaines :
- des compétences sur le plan organisationnel ;
- des compétences sur le plan juridique ;
- des compétences en informatique et en techniques.
Toutefois, la CNIL suggère de trouver un DPO externe en prenant en compte son niveau de formation ainsi que son expertise.
Vérifiez son expérience professionnelle
Toujours selon la recommandation de la CNIL, un cabinet de conseil doit détenir une solide expérience professionnelle. Ses années d’expérience attesteront en effet ses compétences dans le domaine de la protection de données. Un minimum de 2 ans est requis pour garantir efficacement la protection des données dans le cas des petites structures. Cependant, lorsqu’il s’agit de traiter des données sensibles, il est recommandé de choisir un expert disposant d’une expérience entre 5 et 10 ans. Pour démontrer sa valeur et ses qualités, il doit disposer d’une certification DPO reconnue. Outre cela, un cabinet de conseil doit faire preuve d’efficacité en apportant des solutions durables à ses clients. Il doit être capable de résoudre toutes les situations contraignantes subies par l’entreprise.
Considérez l’étendue de sa prestation
Pour s’aligner sur la concurrence, les cabinets de conseils DPO proposent des prestations différentes. En premier lieu, un prestataire ne doit avoir aucun conflit d’intérêts. Il doit rester impartial dans l’exécution de ses missions en tant que conseiller. La plupart des entreprises recherchent surtout de véritables consultants en protection de données. Elles ciblent particulièrement ceux qui proposent une prestation largement étendue :
- des solutions clés en main ;
- un audit complet en interne et un accompagnement sur mesure des collaborateurs ;
- un pilotage efficace et une maintenance de sa conformité.
